Politique de confidentialité

1. Introduction

Swiss Virtual Offices (« nous », « notre », « nos ») s'engage à protéger et à respecter votre vie privée. Cette Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos données personnelles lorsque vous visitez notre site web ou utilisez nos services, conformément à la Loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) et, le cas échéant, au Règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD).

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

3. Informations que nous collectons

Nous pouvons collecter et traiter les catégories suivantes de données personnelles :

• Informations de contact : nom, adresse email, numéro de téléphone, nom de l'entreprise et pays de résidence (fournis via notre formulaire de contact).
• Données de communication : le contenu des messages envoyés via notre formulaire de contact, la correspondance par email et toute autre communication que vous initiez avec nous.
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation, URL de référence, pages visitées et temps passé sur les pages (collectées automatiquement via les journaux de serveur web standard).
• Données liées aux services : si vous devenez client, nous collectons les informations nécessaires pour fournir nos services d'entreprise — y compris les détails d'enregistrement de l'entreprise, les documents d'identification requis par le droit suisse (par exemple, copies de passeport pour les dépôts au registre du commerce) et les informations financières pertinentes pour les services de comptabilité et de TVA.

4. Comment nous utilisons vos informations

Nous utilisons vos données personnelles aux fins suivantes :

• Pour répondre à vos demandes et fournir des informations sur nos services.
• Pour exécuter nos obligations contractuelles lorsque vous faites appel à nos services.
• Pour nous conformer aux obligations légales et réglementaires suisses (par exemple, due diligence anti-blanchiment d'argent, exigences du registre du commerce, déclarations fiscales).
• Pour améliorer notre site web et nos services grâce à des analyses agrégées.
• Pour communiquer des mises à jour de service, des changements réglementaires ou des questions administratives pertinentes pour votre engagement avec nous.

Nous n'utilisons pas vos données personnelles pour la prise de décision automatisée ou le profilage, et nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons vos données personnelles avec des tiers à des fins de marketing.

5. Base juridique du traitement

Notre traitement de vos données personnelles est fondé sur : (a) votre consentement (par exemple, lorsque vous soumettez un formulaire de contact) ; (b) la nécessité d'exécuter un contrat avec vous ou de prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat ; (c) le respect des obligations légales suisses ; et (d) nos intérêts légitimes à exploiter et améliorer notre entreprise, à condition que ces intérêts ne prévalent pas sur vos droits et libertés fondamentaux.

6. Conservation des données

Nous conservons vos données personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou comme l'exige le droit suisse applicable. Plus précisément : les demandes des non-clients sont conservées jusqu'à 12 mois. Les données des clients sont conservées pendant la durée de la relation client plus la période de conservation légale requise par le droit commercial et fiscal suisse (généralement 10 ans pour les documents comptables). Les journaux de serveur web sont conservés jusqu'à 30 jours.

7. Partage des données et tiers

Nous pouvons partager vos données personnelles avec les catégories de destinataires suivantes, uniquement dans la mesure nécessaire :

• Autorités publiques suisses (registre du commerce, administration fiscale, autorités de migration) lorsque la loi l'exige ou que cela est nécessaire pour les services que nous fournissons.
• Notaires, banques et assureurs impliqués dans la création de votre entreprise ou son administration continue.
• Prestataires de services informatiques et fournisseurs d'hébergement cloud (agissant en tant que sous-traitants dans le cadre de contrats de traitement des données).

Lorsque les données sont transférées hors de Suisse ou de l'UE/EEE, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient en place conformément au droit applicable en matière de protection des données.

8. Vos droits

En vertu de la législation suisse sur la protection des données (et du RGPD le cas échéant), vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès à vos données personnelles.
• Droit de rectification des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») dans les cas prévus.
• Droit à la limitation du traitement.
• Droit à la portabilité des données.
• Droit d'opposition au traitement fondé sur des intérêts légitimes.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment (sans affecter le traitement antérieur licite).

Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous à info@swissvirtualoffices.com. Nous répondrons dans le délai légal. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès du Préposé fédéral suisse à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

9. Cookies et technologies similaires

Notre site web utilise des cookies et des technologies similaires pour fonctionner de manière sécurisée, améliorer l'expérience utilisateur et comprendre comment les visiteurs utilisent le site.

Les cookies sont de petits fichiers texte stockés sur votre appareil lorsque vous visitez un site web. Les technologies similaires peuvent inclure le stockage local, le stockage de session, les pixels, les balises ou les journaux techniques côté serveur.

Nous pouvons utiliser les catégories suivantes de cookies et de technologies similaires :

Cookies essentiels

Les cookies essentiels sont nécessaires au bon fonctionnement du site web. Ils peuvent être utilisés pour la sécurité, la navigation, les préférences linguistiques, la gestion des sessions, le chargement des pages, la protection des formulaires et les fonctionnalités de base du site web.

Ces cookies ne peuvent généralement pas être désactivés via notre site web car ils sont nécessaires à son fonctionnement.

Cookies de préférence

Les cookies de préférence peuvent être utilisés pour mémoriser vos choix, tels que la langue sélectionnée ou vos préférences en matière de cookies, afin que le site web puisse offrir une expérience plus pratique.

Cookies d'analyse et de performance

Les cookies d'analyse et de performance nous aident à comprendre comment les visiteurs utilisent le site web, quelles pages sont visitées, si des erreurs se produisent et comment le site peut être amélioré.

Lorsque cela est requis, ces cookies ne sont utilisés qu'après avoir obtenu votre consentement.

Cookies marketing ou de suivi

Les cookies marketing ou de suivi peuvent être utilisés pour mesurer les campagnes ou afficher un contenu plus pertinent. Swiss Virtual Offices n'utilise pas de tels cookies à moins qu'ils ne soient clairement divulgués et, lorsque cela est requis, acceptés par le visiteur.

Gestion de vos préférences en matière de cookies

Lors de votre première visite sur le site web, un petit avis sur les cookies peut apparaître. Vous pouvez accepter les cookies, refuser les cookies non essentiels ou gérer vos préférences lorsqu'elles sont disponibles.

Vous pouvez également contrôler ou supprimer les cookies via les paramètres de votre navigateur. Veuillez noter que la désactivation de certains cookies peut affecter le fonctionnement du site web.

Pas de politique de cookies distincte

Swiss Virtual Offices ne tient pas de politique de cookies distincte. Les informations sur les cookies sont incluses dans la présente Politique de confidentialité.

Modifications de l'utilisation des cookies

Nous pouvons mettre à jour notre utilisation des cookies et des technologies similaires de temps à autre. Si notre utilisation des cookies change matériellement, nous mettrons à jour cette Politique de confidentialité et, lorsque cela est requis, demanderons un consentement renouvelé.

10. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès, altération, divulgation ou destruction non autorisés. Celles-ci incluent la transmission de données cryptées (TLS), les contrôles d'accès et le stockage sécurisé des données. Cependant, aucune méthode de transmission sur Internet n'est sécurisée à 100 %.

11. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. Les modifications seront publiées sur cette page avec une date de « Dernière mise à jour » actualisée. Nous vous encourageons à consulter cette politique périodiquement.

12. Contact

Pour toute question concernant cette Politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de données, contactez-nous à info@swissvirtualoffices.com.