Privacybeleid

1. Inleiding

Swiss Virtual Offices («wij», «ons») zet zich in voor de bescherming en het respecteren van uw privacy. Dit Privacybeleid legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, openbaar maken en beschermen wanneer u onze website bezoekt of onze diensten gebruikt, in overeenstemming met de Zwitserse Federale Wet op de Gegevensbescherming (FADP / DSG) en, waar van toepassing, de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

3. Welke Gegevens Wij Verzamelen

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

• Contactgegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en woonland (verstrekt via ons contactformulier).
• Communicatiegegevens: De inhoud van berichten verzonden via ons contactformulier, e-mailcorrespondentie en alle andere communicatie die u met ons initieert.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem, verwijzende URL's, bezochte pagina's en tijd besteed aan pagina's (automatisch verzameld via standaard webserverlogs).
• Servicegerelateerde gegevens: Als u klant wordt, verzamelen wij de informatie die nodig is om onze bedrijfsdiensten te verlenen — inclusief bedrijfsregistratiegegevens, identificatiedocumenten vereist door de Zwitserse wet (bijv. paspoortkopieën voor handelsregisterdeponeringen) en financiële informatie die relevant is voor boekhoud- en btw diensten.

4. Hoe Wij Uw Gegevens Gebruiken

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Om te reageren op uw vragen en informatie over onze diensten te verstrekken.
• Om onze contractuele verplichtingen na te komen wanneer u onze diensten afneemt.
• Om te voldoen aan Zwitserse wettelijke en regelgevende verplichtingen (bijv. antiwitwas due diligence, handelsregistervereisten, belastingrapportage).
• Om onze website en diensten te verbeteren via geaggregeerde analyses.
• Om service updates, wijzigingen in regelgeving of administratieve zaken te communiceren die relevant zijn voor uw relatie met ons.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering, en wij verkopen, verhuren of verhandelen uw persoonsgegevens niet aan derden voor marketingdoeleinden.

5. Rechtsgrondslag voor Verwerking

Onze verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op: (a) uw toestemming (bijv. wanneer u een contactformulier indient); (b) de noodzaak om een overeenkomst met u uit te voeren of op uw verzoek stappen te ondernemen voordat een overeenkomst wordt gesloten; (c) naleving van Zwitserse wettelijke verplichtingen; en (d) onze legitieme belangen bij het exploiteren en verbeteren van ons bedrijf, mits deze belangen uw fundamentele rechten en vrijheden niet overrulen.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zolang als nodig is om de doeleinden te vervullen waarvoor ze zijn verzameld, of zoals vereist door de toepasselijke Zwitserse wetgeving. Specifiek: Aanvragen van niet klanten worden maximaal 12 maanden bewaard. Klantgegevens worden bewaard voor de duur van de klantrelatie plus de wettelijke bewaartermijn zoals vereist onder Zwitsers handels- en belastingrecht (doorgaans 10 jaar voor bedrijfsadministratie). Webserverlogs worden maximaal 30 dagen bewaard.

7. Gegevens Delen en Derden

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers, alleen voor zover noodzakelijk:

• Zwitserse overheidsinstanties (handelsregister, belastingdienst, migratiedienst) waar vereist door de wet of noodzakelijk voor de door ons verleende diensten.
• Notarissen, banken en verzekeringsmaatschappijen betrokken bij uw bedrijfsoprichting of doorlopende administratie.
• IT dienstverleners en cloudhostingproviders (optredend als gegevensverwerkers onder contractuele gegevensverwerkingsovereenkomsten).

Wanneer gegevens buiten Zwitserland of de EU/EER worden doorgegeven, zorgen wij voor passende waarborgen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

8. Uw Rechten

Onder de Zwitserse wetgeving inzake gegevensbescherming (en de AVG waar van toepassing) heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage in uw persoonsgegevens.
• Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht op verwijdering («recht om vergeten te worden») waar van toepassing.
• Recht op beperking van verwerking.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid.
• Recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van legitieme belangen.
• Recht om toestemming op elk moment in te trekken (zonder afbreuk te doen aan eerdere rechtmatige verwerking).

Om een van deze rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via info@swissvirtualoffices.com. Wij reageren binnen de wettelijke termijn. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Zwitserse Federale Commissaris voor Gegevensbescherming en Informatie (FDPIC).

9. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën om veilig te functioneren, de gebruikerservaring te verbeteren en te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken.

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen wanneer u een website bezoekt. Vergelijkbare technologieën kunnen lokale opslag, sessieopslag, pixels, tags of technische logs aan serverzijde omvatten.

Wij kunnen de volgende categorieën cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken:

Essentiële cookies

Essentiële cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website. Ze kunnen worden gebruikt voor beveiliging, navigatie, taalvoorkeuren, sessiebeheer, paginalading, formulierbeveiliging en basisfunctionaliteit van de website.

Deze cookies kunnen doorgaans niet via onze website worden uitgeschakeld omdat ze noodzakelijk zijn voor de werking van de website.

Voorkeurscookies

Voorkeurscookies kunnen worden gebruikt om keuzes te onthouden die u maakt, zoals uw geselecteerde taal of cookievoorkeuren, zodat de website een gemakkelijkere ervaring kan bieden.

Analyse en prestatiecookies

Analyse en prestatiecookies helpen ons te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken, welke pagina's worden bezocht, of er fouten optreden en hoe de website kan worden verbeterd.

Waar vereist, worden deze cookies alleen gebruikt nadat u toestemming heeft gegeven.

Marketing of trackingcookies

Marketing of trackingcookies kunnen worden gebruikt om campagnes te meten of relevantere inhoud te tonen. Swiss Virtual Offices gebruikt dergelijke cookies niet, tenzij deze duidelijk worden vermeld en, waar vereist, door de bezoeker worden geaccepteerd.

Uw cookievoorkeuren beheren

Wanneer u de website voor het eerst bezoekt, kan er een kleine cookiemelding verschijnen. U kunt cookies accepteren, niet-essentiële cookies weigeren of uw voorkeuren beheren waar beschikbaar.

U kunt cookies ook beheren of verwijderen via uw browserinstellingen. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van bepaalde cookies de functionaliteit van de website kan beïnvloeden.

Geen apart cookiebeleid

Swiss Virtual Offices heeft geen apart cookiebeleid. Cookie-informatie is opgenomen in dit Privacybeleid.

Wijzigingen in het gebruik van cookies

Wij kunnen ons gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën van tijd tot tijd bijwerken. Als ons gebruik van cookies wezenlijk verandert, zullen wij dit Privacybeleid bijwerken en, waar vereist, opnieuw toestemming vragen.

10. Beveiliging

Wij implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Deze omvatten versleutelde gegevensoverdracht (TLS), toegangscontroles en veilige gegevensopslag. Geen enkele methode van verzending via het internet is echter 100% veilig.

11. Wijzigingen in Dit Beleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wijzigingen worden op deze pagina geplaatst met een bijgewerkte «Laatst bijgewerkt»-datum. Wij moedigen u aan dit beleid periodiek te herzien.

12. Contact

Voor vragen over dit Privacybeleid of onze gegevenspraktijken kunt u contact met ons opnemen via info@swissvirtualoffices.com.